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Educación

Los centros educativos ven su mayor inversión de esfuerzo, tiempo y recursos en la gestión completa de la documentación del alumno, siendo necesario guardar y archivar todos los documentos relacionados.

Los principales problemas que se encuentran son:

• La posible duplicidad de contenido al tener que generar por ejemplo, durante varios años, documentación distinta para un mismo alumno (distinto curso, distintas asignaturas, distinta situación familiar, etc) y poder hacer la trazabilidad para su curriculum académico, sus tasas, etc.
• La dificultad para hacer distribuciones de información, es decir, cuando es necesario informar a todos los alumnos o a todos los profesores de alguna situación excepcional, documento o reglamento nuevo, horarios, etc.
• El tratamiento de toda la documentación entrante y saliente, ya que debe ser registrada al igual que ocurre en las administraciones públicas
• La búsqueda de información dentro de los ficheros o documentos

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Tras la implantación y configuración del potente Gestor documental y el módulo de Workflow de docQ, hemos visto un ahorro significativo en papelería al evitar las copias e impresiones.

También podemos observar como se reduce al mínimo el tiempo de tratamiento necesario, ya que prácticamente en un solo paso, la documentación entrante se digitaliza, se archiva, se cataloga y se genera el libro de registro. Pero quizá la característica mas útil de la Suite, para este sector, es la indexación por contenido y la generación de Pdf's de texto, los cuales permiten hacer búsquedas mucho mas intuitivas y con un simple "copiar y pegar" se puede trasladar dicha información al metadato correspondiente para posteriores búsquedas.

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Sobre docQuijote

docQuijote Software, compañia desarrolladora de la Suite Documental docQ, es una empresa que construye software innovador en el campo de la gestión inteligente de la información, especialmente en cualquier ámbito de la gestión de los documentos.


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