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Abandona el caos y no archives todo. Apuesta por la gestión documental

 

Abandona el caos. Apuesta por la gestión documental

Según IDC, el 57% de las Pymes mantienen sin orden, al menos, seis o más archivos electrónicos como por ejemplo documentos digitales, facturas electrónicas, bases de datos, etc. Estas empresas no disponen de un método sistemático para archivar todos los tipos de datos. La gestión documental no sólo ofrece un archivado y orden adecuado, además permite que el acceso a dichos archivos sea rápido y sencillo. 

La realidad es que las empresas siguen teniendo un verdadero talón de Aquiles en la búsqueda de información, ya que en la mayoría de las mismas el acceso a los datos archivados suele complicarse mucho. Lo más común es encontrar todavía organizaciones que tienden a 'archivar todo' a falta de recursos para definir y determinar cuál es el material importante del cuál no lo es. Creando, con ello, grandes y dificultosos pantanos de datos en las empresas, donde la informacion es difícil de encontrar ante la ausencia de una óptima clasificación. 

La consultora IDC recomienda una serie de medidas para poner fin al caos en la gestión de los datos que pasan en primer lugar por aplicar un enfoque de archivo integral y uniforme en todos los ámbitos de negocio. IDC indica que las organizaciones deben tener en cuenta los programas de retención de datos, los casos de uso, el valor de los datos y los costes necesarios de archivo y accesibilidad. 

Por otro lado es importante desarrollar mapas de información de todas las fuentes y repositorios de datos de la organización, además de contratar a un director de datos, junto al hecho de considerar la posibilidad de trabajar con terceros asociados. 

En docQuijote tenemos una larga experiencia en soluciones de management empresarial, específicamente en el campo de la gestión documental y en los procesos de toma de decisiones a partir de información con base documental, buscando siempre nuevas vías para mejorar la eficiencia e incrementar la productividad de las organizaciones.

En la actualidad las empresas deben enfocarse en obtener un valor significativo de sus archivos de datos y sacar provecho de los mismos para realizar óptimos análisis empresariales, eliminando las divergencias existentes entre los distintos departamentos y canalizando esfuerzos para mejorar su acceso gracias a una adecuada clasificación y también a una óptima gestión documental.

Cuéntanos tu caso. Podemos ayudarte.

 

El 57% de las Pymes mantienen sin orden, al menos, seis o más archivos electrónicos. La gestión documental  no sólo ofrece un archivado y orden adecuado, además permite que el acceso a dichos archivos sea rápido y sencillo 

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